Gestion Electronique de Documents  GED

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Qu’est ce que la GED ?

La GED, Gestion Electronique de Documents, ou GEIDE, Gestion Electronique d'Informations et de Documents Existants est un ensemble d'outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents.

La GED apporte à la fois

• l’accès sélectif,

• la capacité de décentraliser les traitements,

• la sécurité (verrouillage d’accès, limitation de la circulation de l’original, etc.)

• des économies importantes : temps de recherche,

• un nouveau potentiel : l’enrichissement des compétences de l’organisation.

Nos prestations GED

Conseil : études d’opportunité, études préalables, cahier des charges,

 Petit mémo des outils et techniques de la GED

•  La GED, ce sont des matériels

La GED, ce n'est pas que la numérisation, mais c'est aussi la numérisation. ( 90% de l'information est encore sur papier ou microfilm). 

Dans les scanners, si les technologies mises en oeuvre sont limitées  (il y en a guère que quatre : CCD, PMT, APD, CIS) ainsi que les modes de numérisation (point, linéaire, matriciel), les déclinaisons techniques sont extraordinaires de diversité : scanners à tambour, à plat, à défilement, à potence, de microformes, volumétriques, dos numériques ...

 Les supports de stockage sont  surprenants par leur diversité. 

les matériels également : juke box, testeurs, graveurs de CD, destructeurs de CD, duplicateurs de CD, etc..

• La GED, ce sont des logiciels 

(voir notre dossier :),

• la GED, ce sont des techniques et savoir faire

par exemple : dans une numérisation de masse par scanner de production, comment s'assurer qu'il n'y a pas de prise double ?

autre exemple : comment choisir l'éclairage lors d'une acquisition  numérique ?

• la GED, c'est du travail "de petites mains"

Une erreur quasi systématique : sous estimer la reprise du passé dans les mises en place de GED. Un chantier de numérisation de plusieurs mois n'est pas rare.

• la GED est un support à des techniques de management ou d'organisation

Vous recherchez déjà un matériel ou logiciel ? Voici des liens,

 Sécuriser votre démarche ou votre analyse ? Nous contacter  

Comment analyser un logiciel intégré de GED? 

Problématique d'entreprise : "Comment ajuster ma stratégie en fonction du nouvel environnement "global" caractérisé par une  surabondance de l'information dans tous les domaines  (concurrentiel, réglementaire, technique, etc.) ?"

Une réponse : "Face à cette accélération, mettre en oeuvre des techniques adaptées avec l’assistance d’un conseil spécialisé."

Pouvez vous répondre ?

1- Votre comptable met  en moyenne 3-4 s pour retrouver une écriture comptable - prenons une facture client.. Combien en met-il lorsqu'il recherche l'image du bon de livraison signé ?

2- Lors des reconstitutions de carrière, quel temps consacre votre service du personnel pour fournir les copies des feuilles de paye manquantes?

3-  Quel temps consacre votre organisation par an pour rechercher les pièces ou courriers qui, à un moment, ont été mal orientées ?

4- Combien vous ont coûté ces dernières années les défauts de confidentialité? 

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