Arphi definition termes de GED GEIDE

La Gestion Electronique d'Informations et de Documents Existants est un ensemble d'outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents.

La GED apporte à la fois

l’accès sélectif,
la capacité de décentraliser les traitements,
la sécurité (verrouillage d’accès, limitation de la circulation de l’original, etc.)
des économies importantes : temps de recherche,
un nouveau potentiel : l’enrichissement des compétences de l’organisation

· Knowledge Management /Gestion du Savoir : Valorisation de la compétence de l’organisation, par la capitalisation des connaissances en s’appuyant sur les NTIC et sur des méthodes de travail en groupe (Groupware)

· LAD : lecture automatique de documents.

· Management stratégique : pilotage de la position de l'entreprise dans son environnement futur.

· Méthodes "Push/Pull" : La méthode "push" consiste à aller au devant des utilisateurs en leur fournissant automatiquement des informations;

La méthode pull quant à elle consiste à inciter les utilisateurs à venir rechercher régulièrement des informations.

Management stratégique = pilotage de la position de l'entreprise dans son environnement futur.

Dans cette définition qui nous semble parfaite, chaque mot est important :

1. - pilotage c'est à dire modification constante, consciente et préméditée

2. - de la position de l'entreprise, c'est à dire de la place qu'elle occupe par rapport à d'autres protagonistes,

3. -..dans son environnement, c'est à dire en tenant compte de ce qui se passe à l'extérieur;

4. -...futur, c'est à dire en tenant explicitement compte des évolutions qui modifieront probablement les données présentes.

Benchmarking

Améliorer les Process et équipements d'une fonction de l'entreprise en les évaluant et les comparant systématiquement avec ceux d'entreprises qui remplissent la même fonction. Les entreprises observées doivent être leader pour la fonction considérée, sans qu'il soit nécessaire qu'elles soient dans le même secteur d'activité.
Comme toutes les techniques américaines, la démarche est très formalisée et quantifiée.

· NAS : Network Attached Storage : Matériel de stockage (juke box de DVD par exemple) qui permet le partage des fichiers par l'intermédiaire du réseau. Ces matériels disposent en général de logiciels de sauvegarde automatique des données des PC connectés. De plus en plus simples d'utilisation, accessibles aux PME, ces solutions présentent une croissance vertigineuse.

·Public/privé : accès soit libre, soit réduit à des membres respectant un protocole d'identification

· Thésaurus : Le Thésaurus est un dictionnaire hiérarchisé comprenant les termes génériques, des termes associés et "employés pour". Il permet une homogénéité de vocabulaire lors de l'analyse de documents et de la saisie de références et une aide à la recherche/interrogation.

· Tracer / Traçabilité

Consigner, acter, marquer, enregistrer des informations sur un support matériel (disque, bande magnétique etc.) en vue de pouvoir reconstituer l'historique, la chronologie, la diachronie.

· Workflow : outil décisionnel coopératif dont les paramètres sont :

- un nombre limité de personnes;

- devant accomplir en un temps limité;

- des tâches articulées autour d'une procédure définie;

- et ayant un objectif global.

Un module « workflow » fait ainsi « circuler » un « dossier » numérique de manière ordonnancée parmi des personnes devant accomplir des tâches (fût-ce une approbation)

| Logiciels de Workflow : une typologie.

Des demandes de congés se gèrent avec des des logiciels de KM collaboratif (Lotus Note par ex); Une administration des ventes relève plutôt du KM de production.

Organisation L'organisation est une technique en soi de management. Ce terme général regroupe trois notions :

1. - la structure hiérarchique :

fonctions,
responsabilités,
liens hiérarchiques, etc.

2. - les procédures :

modes d’échange,
règles,
normes,
processus de production,
processus de décision, etc.

3. - l’organisation matérielle :

implantation et aménagement des bâtiments,
des locaux et des postes de travail,
circulation des hommes,

des matières,
des matériels et des produits, etc.

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